プロジェクト・タスク管理
案件全体をプロジェクト、その中の作業単位をタスクとして階層化し、名称、カテゴリー、担当者、期間、進行状況、備考などを管理します。繰り返し発生する業務にはタスクテンプレートを利用でき、内容、スケジュール、担当者を再利用することで、立ち上げ時の負担と設定漏れを抑えます。
社内外のプロジェクト進行とファイル共有を一元化する業務システム
弊社が手がけた、社内外のプロジェクト進行とファイル共有を一元化する業務システムの開発実例をご紹介します。
スケジュール、タスク、ファイル、コミュニケーションを一つの場所に集約
複数の部門や協力会社が関わるプロジェクトでは、スケジュールは表計算ファイル、依頼事項はメール、成果物はファイルサーバー、進捗確認は会議というように、情報が複数の場所へ分散しがちです。案件が増えるほど、最新情報の確認、ファイルの探索、関係者への連絡に時間がかかり、対応漏れや認識のずれも起こりやすくなります。
そこで、プロジェクトとタスクを軸に、スケジュール、ToDo、ファイル、掲示板、メール通知を一元管理するWebシステムを開発しました。社内メンバーだけでなく、取引先や協力会社とも必要な情報を安全に共有でき、プロジェクトの開始から完了後の整理までを一つの仕組みで支えます。
画面イメージ（縮小・一部加工のうえ掲載しています）
開発の背景
対象業務には、プロジェクトの情報共有と進行管理に関する、次のような課題がありました。
プロジェクトごとに参加者、期限、資料、連絡事項が増え、情報の所在が分かりにくい
メールでファイルを送付すると、最新版や送付履歴の管理が難しい
社内外の参加者によって、閲覧・編集できる情報を細かく分ける必要がある
複数のプロジェクトを横断して、遅延や未完了の作業を把握したい
過去のファイルや掲示板の投稿を、必要なときにすぐ検索したい
外出先でも予定、ToDo、ファイルを確認できる環境が求められている
個別機能を並べるのではなく、プロジェクトに関する情報を一か所へ集約し、担当者が次に行うべき作業を把握できる業務ポータルとして設計しました。
分散していた情報を、プロジェクトを軸に一元化
システムの主な機能
※掲載している画面は、お客様向けに開発したシステムの画面イメージです。守秘のため縮小・一部加工のうえ掲載しています。
スケジュール・進捗の可視化
プロジェクトとタスクごとに工程名、開始日、終了日、進行状況を登録し、月間カレンダーとガントチャートで可視化します。期限を過ぎた未完了工程はシステムが自動判定し、進行中、未達成、完了などの状態を一覧へ反映するため、複数案件の注意点を把握しやすくなります。
共有ToDo・通知
プロジェクトやタスクに関連するToDoについて、期限、担当者、共有メンバー、完了状況を管理します。期限前や完了時のメール通知にも対応し、参加中の複数案件にまたがるToDoを一つの一覧で確認できます。外部のタスク管理サービスとも連携できます。
プロジェクト単位のファイル管理
プロジェクト／タスクごとの専用フォルダーで、関連資料や成果物を管理します。ドラッグ＆ドロップ、フォルダー作成、コピー、移動、名称変更、ダウンロード、ZIP内容確認に加え、画像や文書のプレビュー、ファイル名と文書内キーワードによる全文検索、操作履歴の記録にも対応しています。
社外ゲストとの安全なファイル受け渡し
通常アカウントを持たない取引先や協力会社へ、専用画面からファイルのアップロードまたはダウンロードを依頼できます。招待ごとに利用期間、回数、対象ファイル・フォルダー、操作内容を限定し、アクセス日時、利用回数、IPアドレスなどの履歴も確認できます。
掲示板によるコミュニケーション管理
タスクごとの掲示板で、質問、回答、連絡事項、添付ファイルをスレッド形式で管理します。返信数、最新投稿、未読件数、既読メンバーを確認でき、参加者へのメール通知にも対応。メールでは埋もれやすい検討経緯を残し、後から検索できます。
参加者・アクセス権限管理
プロジェクトおよびタスクごとに参加者を設定し、情報やファイルの閲覧・更新権限を制御します。フォルダー単位でも参照範囲を分けられるため、社内外の複数組織が関わるプロジェクトでも、役割に合った安全な情報共有を実現します。
ダッシュボード・モバイル・多言語対応
ホーム画面に参加中のプロジェクト、新着情報、スケジュール、ToDo、お知らせを表示し、利用者自身が表示内容や配置順を変更できます。モバイル向け画面からも主要情報を確認でき、日本語・英語の表示と名称登録にも対応しています。
メール・テンプレート・自動処理
参加者へのメール送信、メール本文やタスク構成のテンプレート化に対応しました。完了後一定期間が経過したプロジェクトの事前通知と自動アーカイブ、設定に応じたファイルの自動削除、検索用データやプレビューの自動生成など、継続運用を支える定期処理も実装しています。
導入によって実現したこと
プロジェクト情報の一元化
スケジュール、ToDo、ファイル、連絡履歴をプロジェクト／タスクにひも付け、情報を探す時間と管理の分断を抑えました。
進捗と遅延の見える化
カレンダー、ガントチャート、ステータスの自動判定により、複数案件の状況と注意が必要な工程を把握しやすくしました。
社内外の連携強化
参加者ごとの権限設定、掲示板、通知、ゲスト共有を組み合わせ、必要な相手へ必要な情報だけを届けられる環境を整えました。
ファイル管理の確実性向上
案件単位の保管、全文検索、プレビュー、操作履歴により、最新版の確認や過去資料の探索を行いやすくしました。
定型業務と運用負担の軽減
タスク・メールのテンプレート、期限通知、自動アーカイブ、自動削除などにより、繰り返し作業や管理者の定期作業を減らせる仕組みにしました。
開発で重視したポイント
管理のためではなく、日々の業務を進めるための設計
進捗を後から集計するだけでなく、ファイル共有、連絡、予定確認、ToDo完了といった日常の操作を一つのシステムで行えるようにしました。業務の過程で情報が自然に蓄積され、実務担当者にも価値のある仕組みです。
社内と社外を安全につなぐ権限設計
プロジェクト、タスク、フォルダー、ゲスト招待という複数の単位で権限や利用条件を設定し、情報共有のしやすさとアクセス制御を両立しました。
表側の機能と運用を支える仕組みを一体で開発
Web画面だけでなく、検索用データ・プレビューの生成、進捗ステータスの更新、通知、アーカイブ、不要ファイルの整理など、継続運用に必要なバックグラウンド処理も含めて構築しました。
独自の業務ルールに合わせた受託開発
企業ごとに異なるプロジェクト構成、参加者の役割、情報共有範囲、ファイル保管方法、通知ルールを整理し、必要な機能を一つの業務基盤として設計・開発しました。
システム概要
- システム種別
- 法人向けプロジェクト情報共有・進行管理Webシステム
- 対応業務
- プロジェクト・タスク管理、スケジュール、ToDo、ファイル共有、掲示板、ゲスト共有、通知、アーカイブ
- 主な利用者
- プロジェクト管理者、社内担当者、取引先・協力会社、社外ゲスト
- 主な技術要素
- C#、ASP.NET、PostgreSQL、全文検索、文書プレビュー、メール通知、外部サービス連携、定期バッチ処理
- 対応環境
- PCブラウザ、モバイル向けWeb画面、日本語・英語表示
同様の課題をお持ちの企業様へ
分散した案件情報を整理し、企業ごとの運用に合った仕組みをご提案します
当社では、案件管理、工程管理、タスク管理、ファイル共有、社外連携など、複数のツールや台帳に分散した業務を整理し、企業ごとの運用に合った業務システムを受託開発しています。
案件情報がメールや共有フォルダーに散在している、社内外の関係者と安全にファイルを共有したい、独自の進行管理や権限ルールに既製ツールが合わないといった課題がありましたら、現在の業務を伺いながら必要な仕組みをご提案します。
その他開発実例
- 開発実例 - 1 - マツダ株式会社向け車両整備技術資料・サービスマニュアル提供システム 「車種・VINから適合する整備資料へ」
- 開発実例 - 2 - 月間8億PV超の「ぐるなび」を支えたプラン検索・予約システム 「高速な検索と堅牢な予約処理を両立」
- 開発実例 - 3 - Amazonの大規模通販倉庫を支える3PL人員配置・勤怠・生産性管理システム 「物量予測から配置・勤怠・請求まで一元化」
- 開発実例 - 4 - ソニーカスタマーサービス株式会社様向け機器補修工程・進捗管理システム 「補修品の現在地と滞留理由を見える化」
- 開発実例 - 5 - 日興アセットマネジメント様向け人事評価・報酬管理システム 「査定から多段階承認・集計・確定までを一元化」
- 開発実例 - 6 - MRJ（三菱リージョナルジェット）向け航空宇宙技術文書検索・承認管理システム 「規格情報の提供から適用判断までを一元化」
- 開発実例 - 7 - 株式会社パイオニアメディアクリエイツ様向け冊子・印刷物の受注・生産・出荷管理システム 「受注から現場作業、納品までを一元管理」
- 開発実例 - 8 - 社内外のプロジェクト進行とファイル共有を一元化する業務システム 「プロジェクト情報とコミュニケーションを一元管理」
- 開発実例 - 9 - 株式会社エスクロー・エージェント・ジャパン様向け不動産取引・登記業務進捗管理システム 「受付から登記・納品までの進捗を一元化」
- 開発実例 - 10 - 不動産売買契約・重要事項説明書作成・取引台帳管理システム 「案件情報から4種類の契約書類を作成・管理」
- 開発実例 - 11 - 案件・成果物・工数・原価を一元管理する業務システム 「作業実績を原価へ連動し、コストを見える化」
- 開発実例 - 12 - 株式会社オフィスバスターズ様向けOA機器・オフィス家具リユース事業統合管理システム 「一点ごとに異なるリユース商品を、仕入から会計まで」